「3月の送別会、幹事を任されちゃった…。どうしよう、お店も予約しなきゃいけないし、案内も作らなきゃ！」 年度末の忙しい時期に、飲み会の取りまとめをするのは本当に大変ですよね。特に2026年の3月は、人出が完全に戻り、どこの居酒屋も予約でいっぱいです。
「会費はどう設定すれば角が立たない？」「欠席する人にも何かしてもらうべき？」「そもそも案内文って何を書けばいいの？」…そんな悩みを抱えるあなたのために、2026年最新の「送別会幹事・攻略マニュアル」を作成しました。
この記事では、相手の心を動かすスマートな案内文のテンプレートから、最新のキャッシュレス集金術、効率的な出欠確認フォームの作り方まで、幹事の負担を半分にし、満足度を倍にするテクニックを余すことなくお伝えします。中学生でもわかるように丁寧に解説するので、初めて幹事をやる方も安心してくださいね。さあ、スマートな段取りで、みんなに感謝される最高の送別会を作り上げましょう！
1. 3月の送別会シーズン！幹事が最初にやるべき「超」重要タスク
2026年3月のカレンダー攻略！予約が集中する「魔の金曜日」を避けよ
2026年3月のカレンダーをまず見てみましょう。3月は年度末ということもあり、どこの企業も送別会ラッシュです。特に3月20日（金・祝）の前後や、最終金曜日である3月27日は、居酒屋の予約が最も集中する「超激戦日」となります。
もし可能であれば、金曜日を避けて木曜日や水曜日に設定するのも一つの戦略です。あえて週の真ん中にすることで、お店の予約が取りやすくなるだけでなく、少しグレードの高いお店がリーズナブルなプランを提供していることもあります。2026年は週休3日制を導入する企業も増えているため、参加者の社内カレンダーを早めにチェックし、最適な「穴場の日程」を見極めるのがデキる幹事の第一歩です。
主役のスケジュール確保が最優先。候補日は「第3希望」まで出す理由
送別会の主役は、あくまで去り行く方々です。幹事が最初に行うべきは、主役のスケジュール調整。ここで大切なのは、最初から1日に絞らず、必ず「第3希望」まで候補日をもらうことです。
なぜなら、2026年現在の飲食店は人手不足の影響もあり、希望の日時がすでに埋まっているケースが非常に多いからです。主役から「この3日間なら空いているよ」と言質を取っておけば、お店探しの幅がぐっと広がります。主役が複数人いる場合は、全員の共通の空き日を見つけるパズルのような作業になりますが、ここを疎かにすると後で「主役が来られない送別会」という悲劇を招くことになります。
お店選びの新基準：2026年のトレンドは「個室」と「アクセスの良さ」
2026年の宴会トレンドは、以前のような大騒ぎする飲み会よりも「じっくり話せる空間」が好まれる傾向にあります。そのため、お店選びの絶対条件は「完全個室」または「半個室」であることです。送別会では主役へのスピーチやプレゼント贈呈があるため、周囲の騒音に邪魔されない空間が必須となります。
また、ハイブリッドワークが定着した今、出社している人と在宅勤務の人が混在しています。全員が集まりやすいよう、ターミナル駅からの「アクセスの良さ」は以前よりも重要視されています。駅から徒歩3分以内、あるいはオフィスから直結のビル内など、移動のストレスを最小限に抑える配慮が、参加率アップの秘訣です。
予算の目安は？物価高を考慮した「参加しやすい価格帯」の探り方
2026年、外食費もじわじわと上昇しています。数年前なら4,000円で十分だったコースも、今では5,500円〜6,000円（飲み放題込み）が一般的な相場になっています。しかし、若手社員にとっては6,000円の出費は決して小さくありません。
参加者の負担を減らすためには、クーポンや早期予約特典をフル活用するのはもちろん、後述する「役職ごとの傾斜」を導入して、若手の会費を抑える工夫が必要です。一般的な社員が「これなら参加してもいいかな」と思えるラインは、2026年現在でだいたい4,500円〜5,000円程度。この金額に収めるために、飲み放題の質を少し調整したり、料理のボリューム感を重視したお店選びをしたりと、幹事の腕の見せ所となります。
幹事1人で抱え込まない！「サブ幹事」を巻き込むチームビルディング
送別会の幹事はタスクが山積みです。お店探し、案内文作成、出欠管理、集金、プレゼント購入、当日の司会…。これを1人でやると、年度末の業務と重なってパンクしてしまいます。
そこで、必ず「サブ幹事」を1名以上指名しましょう。例えば「自分は全体の進行とお店との連絡、サブ幹事は集金とプレゼント選び」というように役割を分担します。2026年のスマートな働き方は、飲み会の準備でも同じです。チームで取り組むことで、万が一自分が急な仕事や体調不良で動けなくなった時のバックアップにもなります。周囲を巻き込む力も、幹事としての重要なスキルですよ。
2. 読まれる・動かせる！スマートな「案内文面」の書き方
件名で心を掴む！忙しい相手でも即レスしたくなるタイトルのコツ
毎日大量のメールやチャットが届くビジネスパーソンにとって、件名が不明確な案内は後回しにされがちです。2026年の案内文は、一目で「何について」「いつまでに何をすべきか」がわかるように設計しましょう。
例えば、【重要・要回答】3/27(金) 〇〇さん送別会のご案内（3/10締切） といった形式です。墨付きカッコ（【 】）を使い、日付と締切日をタイトルに入れるだけで、既読スルーされる確率が劇的に下がります。中学生にもわかるように言えば、「テストの出題範囲」と同じくらい明確にすることが大切です。
形式よりも「気持ち」を届ける。主役への敬意を込めた冒頭の挨拶
案内文の冒頭は、定型文になりがちですが、ここに少しだけ「主役への想い」を乗せると、案内を受け取った側の参加意欲が変わります。
「〇〇さんには、入社以来多大なるご指導をいただきました」「プロジェクトを常に明るく引っ張ってくださった〇〇さんの門出を祝し…」など、具体的なエピソードを一言添えるだけで、単なる「飲み会の告知」が「大切なイベントの招待状」に変わります。この少しの手間が、チーム全体の結束力を高める隠し味になるのです。
必要な情報を箇条書きで整理！「いつ・どこで・いくら」を迷わせない
本文は、とにかく「視認性」を重視してください。長い文章でダラダラ書くのではなく、重要な情報は箇条書き（リスト形式）でまとめましょう。
- 日時： 2026年3月27日（金）19:00〜21:00（受付18:45〜）
- 場所： 居酒屋「〇〇」〇〇駅徒歩2分 [地図URL]
- 会費： 一般 5,000円 / 役職者 7,000円（当日集金またはPayPay）
- 締切： 3月10日（火）中
このように整理されていると、参加者はスマホの画面をサッとスクロールするだけで情報を把握でき、カレンダーへの登録もスムーズに行えます。
キャンセル料に関する「悲しいトラブル」を未然に防ぐ一文の添え方
幹事にとって最も頭が痛いのが、当日のドタキャンによるキャンセル料の発生です。これを「幹事が自腹を切る」なんてことがあっては絶対にいけません。
案内文には必ず、「キャンセル規定」を明記しておきましょう。「〇日前以降のキャンセルは、お店の規定により会費の全額を頂戴する場合がございます」と一言添えておくだけで、参加者の意識が変わります。また、体調不良などやむを得ない事情がある場合も想定し、「代理の参加者を見つけるか、後日お支払いをお願いします」と事前に合意を取っておくのがスマートなリスク管理です。
【文例】チャットツール（Slack/Teams）とメール、それぞれの最適解
2026年のコミュニケーションは、メールよりもSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールが主流です。チャットで案内する場合は、長文を避け、スレッド機能を活用しましょう。
【チャット用文面例】 「皆様、お疲れ様です！年度末に寂しいお知らせですが、〇〇さんの送別会を下記日程で開催します！🌸 詳細は添付のフォームからご確認いただき、スタンプだけでなく必ず回答をお願いします！🙇♂️」 （ここに詳細とフォームURL）
一方で、他部署の上級役職者を呼ぶ場合などは、丁寧なメールでの案内が適しています。相手との関係性や、社内の文化に合わせて「ツール」を使い分けるのが、2026年流の幹事の作法です。
3. 【悩みどころ】会費の設定と「役職ごとの傾斜」の付け方
2026年版：会費の「傾斜配分」早見表。役職ごとの妥当な金額差は？
送別会の会費を「一律5,000円」にすると、収入の少ない若手社員からは不満が出やすく、高収入の役職者からは「もっと出してもいいのに」と思われることがあります。そこで導入したいのが「傾斜配分」です。
2026年現在の一般的な目安は、以下の通りです。
- 一般社員： 実費（例：5,000円）
- 係長・主任クラス： 実費＋1,000円（例：6,000円）
- 課長・部長クラス： 実費＋2,000円〜5,000円（例：7,000円〜10,000円）
この上乗せ分を、主役の会費やプレゼント代に充てるのが、日本のビジネスシーンにおける「粋な計らい」とされています。あまりに差をつけすぎると嫌味になりますが、役職に応じた適度な負担は、組織の円滑な運営に役立ちます。
主役の会費を「無料」にするための、スマートな計算方法
送別会の鉄則は「主役には1円も払わせない」ことです。主役が1名、参加者が20名、コース代が1人5,000円の場合、合計105,000円（21名分）が必要です。これを20名で割ると、1人あたり5,250円になります。
ここで、前述の「傾斜」を組み合わせます。一般社員15人を5,000円に据え置き、役職者5人に少し多めに負担してもらうことで、一般社員の負担感を増やすことなく、主役を無料招待できます。計算が複雑になりそうな時は、Excelやスプレッドシートを使って、「この人がいくら払えば、合計がいくらになるか」をシミュレーションしておきましょう。
欠席者からの「お花代・記念品代」の集め方と相場観
どうしても当日参加できないけれど、お世話になった主役に感謝を伝えたいという人は多いものです。そんな「欠席者」からも、少額の有志を募るのがおすすめです。
相場は1人500円〜1,000円程度。このお金を、豪華な花束や、思い出に残る記念品の購入費用に充てます。無理強いは禁物ですが、「当日欠席の方でも、記念品代として500円から受け付けております」と案内すると、意外と多くの方が協力してくれます。これにより、会費を上げずとも、プレゼントをグレードアップさせることが可能になります。
当日の集金をスムーズにするコツ。キャッシュレス決済の導入メリット
2026年の宴会において、最も大きな変化は「完全キャッシュレス化」への移行です。当日にお札と小銭をジャラジャラさせてお釣りを用意するのは、もう時代遅れ。
PayPayやLINE Pay、楽天ペイなどの個人間送金機能を活用しましょう。「会費は前日までにPayPayで送ってください」と依頼するだけで、当日の幹事の負担は9割減ります。誰が払ったかのログも残るため、徴収漏れの心配もありません。どうしても現金派がいる場合は、サブ幹事に現金担当をお願いし、自分はデジタル管理に徹するという役割分担が非常に効率的です。
領収書や端数処理はどうする？会計ミスを防ぐチェックリスト
会社から補助金が出る場合や、経費で落とす場合は、必ず「宛名入りの領収書」をお店からもらう必要があります。予約の電話の時点で、「領収書を〇〇株式会社の宛名でお願いします」と伝えておくと、会計時に待たされることがありません。
また、傾斜配分で集めたお金が少し余ってしまうことがあります。これは、当日の二次会の足しにするか、主役への追加のプレゼント（お菓子など）に充てるのが一般的です。もし1円単位まで正確に管理したいなら、余った分を翌日のランチ代として還元するなど、不透明な「不明金」を作らないことが、幹事の信頼を守るポイントです。
4. 出欠確認の効率化！スマートな「回答フォーム」の作り方
Googleフォームや調整さんを使いこなす。2026年流のフォーム設計
「出欠をメールの返信でください」というのは、集計する側にとって地獄です。2026年は、無料で使える「Googleフォーム」や、日程調整に特化した「調整さん」などをフル活用しましょう。
これらのツールを使えば、参加者が入力したデータがリアルタイムで表形式にまとまります。回答者はスマホから1分で回答でき、幹事はコピペなしで名簿が作れる。この「双方の手間を省く」姿勢こそが、スマートな幹事の証です。フォームのURLは、案内文の目立つ場所に貼り付けましょう。
フォームに入れるべき「必須項目」と「配慮すべき質問」
フォームを作る際、ただ「出席・欠席」を聞くだけでは不十分です。以下の項目を盛り込むのが2026年のスタンダードです。
- お名前（フルネーム）
- 出欠確認（出席・欠席・保留）
- 役職（会費計算のため）
- アレルギーや苦手な食べ物（後述）
- 主役への一言メッセージ（当日使えます！）
「保留」という選択肢を作る場合は、必ず「いつまでに確定するか」を入力してもらう欄をセットにしましょう。これにより、お店への最終人数の連絡漏れを防ぐことができます。
アレルギー対応や苦手な食べ物を「さりげなく」聞くテクニック
最近は、健康志向や多様な食習慣から、特定の食材を避けている人が増えています。2026年の幹事にとって、食物アレルギーの確認はマナーを超えて「義務」に近いものです。
「アレルギーはありますか？」とストレートに聞くのも良いですが、「皆様に安心してお食事を楽しんでいただくため、アレルギーやどうしても食べられない食材がございましたらご記入ください」と添えると、非常に丁寧な印象を与えます。お店側も、事前に伝えておけばメイン料理を差し替えてくれるなどの対応をしてくれることが多いので、早めのヒアリングが肝心です。
返信が遅い人への「優しいリマインド」の送り方とタイミング
どんなに丁寧に案内しても、必ず返信が遅れる人はいます。締切の2日前くらいに、一度全体に向けてリマインドを送りましょう。
「お忙しいところ恐縮ですが、お店の予約確定のため、まだ回答されていない方は明日までにお願いします！」といった、ポジティブな理由を添えるのがコツです。「出さないのが悪い」というスタンスではなく、「みんなで楽しむための準備に協力してほしい」というスタンスを貫きましょう。それでも返信がない場合は、個別にチャットで「〇〇さーん、お待ちしてますよ〜！」と軽く声をかけるのが、2026年風のカジュアルな催促術です。
回答内容を自動集計！そのままお店への最終報告に使う裏ワザ
Googleフォームを使っている場合、回答結果をGoogleスプレッドシートに連携させることができます。スプレッドシートなら、アレルギー情報の列だけをフィルタリングして、そのままお店にメールで送ることも可能です。
また、「出席」と回答した人の合計金額をSUM関数で出しておけば、予算とのズレも一目瞭然。デジタルツールの恩恵を最大限に受けて、事務作業の時間を最小化しましょう。空いた時間は、当日のスピーチの構成を考えたり、プレゼントを選んだりする「創造的な作業」に充てるのが、一流の幹事のやり方です。
5. 当日の成功を左右する！細やかな配慮と事前準備
欠席者への配慮：メッセージカードや動画メッセージを贈るアイデア
当日どうしても参加できない人がいる場合、その人たちの想いも主役に届けたいですよね。2026年のおすすめは「オンライン寄せ書き」や「短い動画メッセージ」です。
yosetti（ヨセッティ）などのオンライン寄せ書きツールを使えば、遠隔地にいる人でもスマホからメッセージと写真を送れます。これをプリントアウトして当日に渡すのも良し、URLを主役にプレゼントするのも良し。欠席者の存在を「なかったこと」にせず、チーム全員で見送っているという演出をすることが、幹事の最大のホスピタリティです。
送別品の選び方。2026年に喜ばれる「消えもの」と「記念品」のトレンド
プレゼント選びも幹事の腕の見せ所です。2026年のトレンドは、邪魔にならない「消えもの（食品や消耗品）」と、実用性の高い「デジタルギフト」の組み合わせです。
例えば、少し高級なワインや地方のお取り寄せグルメ、あるいは「カタログギフト」をデジタルで贈るのもスマート。形に残るものを贈る場合は、転職先でも使える上質なステーショナリーや、リラックスグッズ（高級入浴剤など）が喜ばれます。主役の趣味を事前にサーチして、「自分のために選んでくれたんだ」と感じてもらえる一品を探しましょう。
当日の進行表（タイムスケジュール）を作成して関係者と共有しよう
飲み会は始まってしまうとあっという間です。特に2時間制の場合は、時間が足りなくてスピーチが途中で打ち切られる…なんてことも。
- 開会・乾杯： 開始5分
- 歓談： 60分
- 主役へのスピーチ・プレゼント贈呈： 30分
- 主役からの挨拶： 10分
- 閉会・集合写真： 残り15分
このような大まかな進行表をサブ幹事や司会役と共有しておき、時計を見ながら「そろそろプレゼントの時間です」と誘導することで、最後をバタバタさせずに美しく締めくくることができます。
居酒屋への最終確認電話で「これだけは聞いておくべき」3つのポイント
宴会当日の午前中か、前日に必ずお店に最終確認の電話を入れましょう。確認すべきは以下の3点です。
- 最終人数の再確認（急な増減はないか）
- アレルギー対応の再確認（誰がどの料理を差し替えるか）
- プレゼント等の事前持ち込みの可否（花束などを先に預かってもらえるか）
お店側も年度末で忙しいため、こうした事前の確認があるだけで当日スムーズに対応してくれます。「よろしくお願いします」の一言があるだけで、店員さんの協力度合いも変わるものですよ。
幹事自身の「お疲れ様」を忘れずに。成功させた後のアフターフォロー
送別会が無事に終わったら、最後に1つだけ。翌日の朝に、参加者全員へ「昨日はありがとうございました」という報告とお礼をチャットやメールで送りましょう。
当日の集合写真をアップロードして共有すれば、余韻を楽しむことができます。また、会計報告（いくら集まっていくら使ったか）を簡潔に添えることで、収支の透明性を保ち、幹事としての責任を完璧に果たすことができます。大変な役割を終えた自分自身にも、心の中で「お疲れ様！」と言ってあげてくださいね。あなたのその頑張りが、職場の人間関係をより豊かにしたのです。
記事全体のまとめ
2026年3月の送別会幹事という大役、一見大変そうに見えますが、段取りさえしっかり組めば、スマートに、そして楽しくこなすことができます。
ポイントは、3月の激戦期を制する「早めの予約」と、不満を生まない「役職ごとの傾斜設定」、そしてGoogleフォーム等を活用した「徹底した効率化」です。案内文に少しの思いやりを乗せ、当日の進行を細やかにイメージすることで、主役にとっても参加者にとっても、そしてあなたにとっても思い出深い素晴らしい会になるはずです。
年度末の忙しい時期ですが、この記事のステップを一つずつ実践して、ぜひ「最高の送り出し」を成功させてください。応援しています！
